Polityka prywatności serwisu doradca.energiadc.pl

Data obowiązywania: 12 sierpnia 2026 r. (aktualizacja: dodano kanał e-mail — użytkownik może zamiast kontaktu telefonicznego poprosić o przesłanie podsumowania wyceny na wskazany adres; opisano rozdzielność obu zgód i zapisywanie wersji ich treści. Wcześniej: narzędzie zarządzania zgodą na cookies „Ustawienia cookies" i zasady informowania o zmianach polityki; jeszcze wcześniej: pomiar konwersji Google Ads oraz związane pliki cookies)

1. Administrator

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu doradca.energiadc.pl jest Energia Direct Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Sosnowcu, ul. Orląt Lwowskich 2, 41-208 Sosnowiec, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000959324, NIP 6443565804, e-mail: biuro@energiadc.pl (dalej: „Administrator”).

2. Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe użytkowników są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy: przeprowadzenie rozmowy z chatbotem, wstępna kalkulacja techniczno-ekonomiczna, umożliwienie kontaktu telefonicznego doradcy oraz — jeżeli użytkownik tego zażąda, zaznaczając odrębną zgodę — przesłanie na wskazany adres e-mail podsumowania wykonanej wyceny. Podsumowanie zawiera wyłącznie wynik kalkulacji i dane kontaktowe do doradcy; nie jest newsletterem ani przekazem marketingowym i nie służy do wysyłania dalszych informacji handlowych;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna, jednoznaczna zgoda użytkownika: w zakresie dodatkowych informacji przekazanych w treści rozmowy, zgody na kontakt telefoniczny oraz pomiaru skuteczności kampanii reklamowych z wykorzystaniem plików cookies (Google Ads);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. podatkowych, rachunkowych);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz cele analityczne i statystyczne służące optymalizacji serwisu i bota.

3. Zakres danych

Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

• numer telefonu (niezbędny do kontaktu telefonicznego),
• adres e-mail — wyłącznie wtedy, gdy użytkownik sam wybierze przesłanie podsumowania wyceny pocztą elektroniczną zamiast kontaktu telefonicznego i zaznaczy odrębną zgodę na tę treść; adres służy jedynie do wysłania tego jednego, zamówionego podsumowania,
• kod pocztowy (wstępna weryfikacja lokalizacji pod kątem warunków technicznych),
• dane o nieruchomości i zużyciu energii podane dobrowolnie w rozmowie (np. rachunek za prąd, rodzaj dachu, zapotrzebowanie),
• treść rozmowy z chatbotem (historia czatu),
• dane techniczne urządzenia i przeglądarki (adres IP, logi systemowe, identyfikator sesji),
• identyfikator kliknięcia reklamowego (Google — gclid, Meta — fbclid) oraz identyfikatory plików cookies powiązane z pomiarem konwersji z kampanii reklamowych — o ile użytkownik trafił do serwisu z reklamy i wyraził zgodę na cookies marketingowe.

Zasada minimalizacji danych. Administrator nie zbiera i nie przechowuje numeru PESEL ani dokładnego adresu zamieszkania (ulica, numer domu/mieszkania). W przypadku omyłkowego wpisania takich danych w oknie czatu, system filtrujący automatycznie i nieodwracalnie usuwa je przed zapisaniem treści rozmowy w bazie.

4. Dobrowolność

Podanie danych w rozmowie z chatbotem jest dobrowolne. Niepodanie podstawowych informacji (numer telefonu, kod pocztowy) uniemożliwia jednak wykonanie kalkulacji, przeprowadzenie pełnej rozmowy kwalifikacyjnej oraz kontakt doradcy w celu przedstawienia oferty.

Zgoda na kontakt telefoniczny i zgoda na przesłanie podsumowania e-mailem są od siebie niezależne. Użytkownik wyraża je osobno, przy odrębnych polach formularza, i może wyrazić tylko jedną z nich. Zaznaczenie zgody na kontakt telefoniczny nie uprawnia Administratora do wysyłania wiadomości e-mail, a zgoda na podsumowanie e-mailem nie uprawnia do kontaktu telefonicznego. Administrator zapisuje przy zgłoszeniu zakres udzielonej zgody oraz wersję jej treści, tak aby po czasie dało się wykazać, na jakie dokładnie brzmienie użytkownik wyraził zgodę.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotowi świadczącemu usługi hostingu — Hostinger (UAB „Hostinger”, Litwa), z serwerami zlokalizowanymi w Niemczech — dane pozostają na terenie EOG — w zakresie utrzymania infrastruktury serwisu;
• dostawcy poczty elektronicznej, na której odbierane są zgłoszenia (leady) oraz z której wysyłane jest zamówione podsumowanie wyceny do użytkownika — SEOHOST.pl (Polska — na terenie EOG);
• dostawcy modelu językowego (AI) — dla klientów z EOG stroną umowy jest Anthropic Ireland, Limited (podmiot z UE); modele Claude (Haiku i Sonnet) przetwarzają treść rozmowy w celu wygenerowania odpowiedzi bota. Przetwarzanie odbywa się na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) Anthropic, włączonej przez odniesienie do zaakceptowanych Warunków Komercyjnych; DPA obejmuje standardowe klauzule umowne (SCC), a Anthropic posiada dodatkowo certyfikację w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) — obie stanowią podstawę ewentualnego transferu danych do USA. Zgodnie z Warunkami Komercyjnymi Anthropic nie wykorzystuje treści przekazywanych przez API do trenowania modeli;
• dostawcy komunikatora Telegram (Telegram FZ-LLC) — wyłącznie do wysłania doradcy powiadomienia o nowym zgłoszeniu bez danych osobowych („wpadł świeży lead"). Treść zgłoszenia, w tym numer telefonu, NIE jest przekazywana przez Telegram — trafia wyłącznie na skrzynkę e-mail w EOG (por. powyżej);
• dostawcy narzędzia do pomiaru skuteczności reklam — Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — w zakresie usługi Google Ads (pomiar konwersji z kampanii reklamowych). Narzędzie uruchamiane jest wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika zgody na marketingowe pliki cookies. W związku z korzystaniem z narzędzia dane (m.in. identyfikatory plików cookies oraz identyfikator kliknięcia reklamowego) mogą być przekazywane do Google LLC w USA — podstawą transferu są standardowe klauzule umowne (SCC) oraz certyfikacja Google w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF);
• upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora (doradcom obsługującym zapytania).

6. Okres przechowywania

• dane z obsługi zapytania i kalkulacji — do zakończenia komunikacji, cofnięcia zgody lub sprzeciwu, nie dłużej niż przez okres niezbędny do obsługi zapytania ofertowego;
• adres e-mail podany w celu otrzymania podsumowania wyceny — do wysłania tego podsumowania i obsługi ewentualnej dalszej korespondencji zainicjowanej przez użytkownika, a następnie na zasadach jak wyżej; adres nie jest przenoszony do żadnej listy wysyłkowej;
• logi systemowe i dane techniczne — przez okres 30 dni od wizyty;
• dane na potrzeby roszczeń — do upływu okresu przedawnienia zgodnie z Kodeksem cywilnym.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie zachodzą inne przesłanki prawne,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (przy przetwarzaniu zautomatyzowanym na podstawie zgody lub umowy),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji praw prosimy o kontakt: biuro@energiadc.pl.

8. Chatbot i rozmowa z doradcą

Serwis doradca.energiadc.pl nie zawiera klasycznego formularza kontaktowego — interakcja odbywa się za pośrednictwem bota konwersacyjnego („doradcy”), który analizuje zapytania użytkownika, prowadzi dialog i pomaga doprecyzować parametry planowanej inwestycji fotowoltaicznej. Dane zbierane podczas rozmowy są ściśle zminimalizowane. Administrator wdrożył automatyczne mechanizmy filtrujące, które uniemożliwiają rejestrację danych nadmiarowych (numer PESEL, ulica i numer domu/mieszkania) — dane takie są bezpowrotnie usuwane na poziomie aplikacji i nie są zapisywane w bazach danych.

9. Pliki cookies i dane techniczne

• Marketingowe pliki cookies (Google Ads). Serwis korzysta z narzędzia Google Ads (gtag.js) podmiotu Google Ireland Limited w celu pomiaru konwersji z kampanii reklamowych (m.in. plik cookie _gcl_au, okres przechowywania do 90 dni). Są to pliki cookies o charakterze marketingowym, uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej, dobrowolnej zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne). Brak zgody nie ogranicza korzystania z serwisu ani rozmowy z doradcą. Zgodę można w każdej chwili wycofać poprzez narzędzie zarządzania zgodami lub usunięcie plików cookies w ustawieniach przeglądarki (wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania).
• Identyfikator kliknięcia reklamowego. W celu przypisania zapytania do źródła kampanii serwis zapisuje w pamięci przeglądarki (localStorage — mechanizm pierwszostronny) identyfikator kliknięcia reklamowego (gclid — Google, fbclid — Meta) przez okres do 90 dni. Mechanizm ten służy wyłącznie pomiarowi skuteczności reklam i jest stosowany na tej samej podstawie zgody, co marketingowe pliki cookies.
• Do celów analitycznych wykorzystywane jest narzędzie Umami (wersja self-hosted, na infrastrukturze Administratora pod adresem stats.energiadc.pl). Narzędzie nie stosuje plików cookies (cookieless), nie profiluje i nie śledzi użytkowników pomiędzy domenami.
• Do podtrzymania sesji rozmowy z chatbotem serwis wykorzystuje pamięć przeglądarki sessionStorage — techniczny, pierwszostronny mechanizm, usuwany po zamknięciu karty lub okna przeglądarki.
• Połączenie z serwisem jest szyfrowane protokołem SSL/TLS.

10. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Treść rozmów z chatbotem jest przetwarzana automatycznie z wykorzystaniem algorytmów sztucznej inteligencji (modeli językowych) — w celu interpretacji intencji użytkownika, generowania odpowiedzi bota, wstępnej kwalifikacji zapytania i sporządzenia orientacyjnych kalkulacji.

Administrator oświadcza, że przetwarzanie to nie prowadzi do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO. Wszystkie kluczowe decyzje, w tym przygotowanie i przedstawienie ostatecznej oferty, podejmuje uprawniony doradca (człowiek), który weryfikuje dane zebrane przez bota.

11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poufność, integralność i dostępność danych. Dostęp do danych zbieranych przez bota mają wyłącznie osoby upoważnione, przeszkolone w zakresie ochrony danych i zobowiązane do zachowania tajemnicy.

12. Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

Niniejszy dokument realizuje obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016 r., wobec osób, których dane są przetwarzane za pośrednictwem serwisu doradca.energiadc.pl.

13. Zmiany polityki

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu funkcjonowania serwisu lub zakresu świadczonych usług. O istotnych zmianach Administrator poinformuje poprzez publikację zaktualizowanej wersji dokumentu w serwisie wraz z widoczną datą obowiązywania; zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji, chyba że wskazano inny termin. Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z treścią niniejszej Polityki.